Utiliser Rosa et son IA

Ce que fait l’IA

Rosa utilise Claude (Anthropic) pour comprendre et rédiger, Cloudflare Workers AI pour transcrire les messages vocaux, et Perplexity pour certaines recherches (activité de l’entreprise, appels d’offres). Ces prestataires n’entraînent pas leurs modèles sur vos données ; voir la page Données personnelles.

Selon les modules activés, l’IA résume et classe les mails, reconnaît le client concerné et prépare des brouillons de réponse ; lit les devis et factures reçus en PDF, y compris les factures fournisseurs arrivées par mail ; prépare les relances de devis et de factures ; rédige des documents à partir de vos modèles Word ; analyse les comptes rendus de réunion ; aide à rapprocher les relevés bancaires ; répond à vos questions sur WhatsApp, à l’écrit ou à la voix, et prépare les briefs du matin et du soir.

Rosa se présente comme une IA dès votre premier échange, et cette information vous est redonnée à chaque nouvelle version de la mention.

Les automatismes de vos tableaux n’utilisent pas l’IA

Dans le suivi des dossiers, les automatismes appliquent des consignes fixes, écrites avec vous (par exemple : quand une offre passe à « Accepté », créer la commande). Ils ne demandent pas à l’IA de deviner une valeur. Une fois publié, un automatisme agit seul ; vous pouvez demander qu’une personne valide chaque action. Chaque action est notée dans un journal et s’annule pendant 24 heures.

Ce que Rosa fait seule, et ce qu’elle vous demande

Rosa peut seule rechercher et vous lire des informations : agenda, devis, factures, chantiers, dossiers, e-mails, briefs du matin et du soir. Les parcours conversationnels prévoient une confirmation pour les actions concernées. Certains traitements des modules activés se font sans confirmation à chaque fois : relève et classement des mails, lecture des factures reçues, automatismes publiés.

Les réponses par e-mail préparées par Rosa sont des brouillons : vous les relisez et vous les envoyez. Seule exception : l’envoi au comptable des factures fournisseurs validées, si le gérant l’active ; un échec d’envoi est signalé.

Les documents RH préparés restent à vérifier et à transmettre par la personne habilitée. Malgré les contrôles, une rédaction peut contenir une information inexacte ou absente des sources : vérifiez notamment les chiffres et les dates.

Vérifier avant d’agir

Les réponses, transcriptions, extractions et brouillons peuvent comporter des erreurs. Vérifiez les personnes, montants, dates, destinataires et pièces jointes avant toute validation. Une information absente doit rester inconnue, pas être assimilée à zéro.

Un document RH préparé n’est pas une déclaration transmise à un organisme. Un PDF n’est pas à lui seul une facture électronique transmise par une plateforme agréée.

Ne fondez pas une décision RH, comptable, juridique ou de sécurité de chantier uniquement sur une réponse de l’assistant. Les ratios d’heures et les comparaisons d’équipes sont des repères à contextualiser.

Accès et confidentialité

L’accès est réservé aux entreprises autorisées et aux personnes approuvées par leur responsable. Sur WhatsApp, Rosa ne répond qu’aux numéros enregistrés dans le cercle de l’entreprise. Ne communiquez pas vos identifiants ou liens d’invitation, et signalez sans attendre un accès indu ou un document reçu par erreur.

Transmettez uniquement les données nécessaires à la tâche. N’envoyez ni mot de passe, ni dossier médical, ni donnée personnelle sans rapport avec le travail demandé. N’enregistrez pas une réunion ou la voix d’un tiers à son insu.

Information de toutes les personnes

Le responsable de l’entreprise doit informer aussi les équipes sans compte Rosa lorsque leurs heures, absences ou interventions sont enregistrées par un chef d’équipe. Leur possibilité de faire corriger les données ne doit pas dépendre de l’achat d’un compte.

Rosa ne propose pas de fonction qui classe des salariés, prédit leur performance ou recommande une décision d’emploi.